アメリカ政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方(3/4)

その英文米国政府ならこう書くね3_4 ライティング

米国政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方

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簡潔に書く

Simple

長ったらしくて複雑な文章ほど迷惑なものはありません。

文章を書いたら、一語一語について「この単語は本当に必要だろうか?」と自分に問いかけてみましょう。

読者が必要としていない情報は思い切って削ってしまいましょう。

 

前置詞に注意しましょう。

前置詞”of”、”to”、”on”などを見かけたら要注意です。

そのような場合には、その箇所を1〜2語に略すことができるかも知れません。

例えば下表を見てください。

駄目な例良い例
a number ofseveral, a few, or many
a sufficient number ofenough
at this point in timenow
is able tocan
on a monthly basismonthly
on the ground thatbecause
an amount of XX
be responsible formust
in order toto

 

冗長な言葉は削りましょう。

【駄目な例】

The X Department and the Y Department worked together on a joint project to improve…

この例では、”joint”や”together”なんて無くても全く困らないですよね。

以下のように言い換えられます。

【良い例】

The X and Y Departments worked on a project to improve…

 

余分な形容語句は除きましょう。

“absolutely”、”actually”、”completely”、”really”、”quite”、”totally”、”very”といった形容語句は、無くても全く困りません。

「絶対に無いと困る」という場合は除き、全て排除してしまいましょう。

【駄目な例】

It is particularly difficult to reconcile the somewhat differing views expressed by the management team.

【良い例】

It is difficult to reconcile the differing views expressed by the management team.

文を短くする

1つの文には1つの考えだけ入れるようにしましょう。

文が長くて複雑になってしまうのは、考えがまとまっていない証拠です。

1つ1つの文を短くすることで情報が小さなかたまりに分割されて、理解しやすくなります。

 

1つの文に従属節や例外を詰め込むと、大事なポイントが分からなくなってしまいます。

全てを1つの文に入れるのではなく、言いたいことを複数のパーツに分解して、それらを別々の文にしましょう。

【改善前】

Once the candidate’s goals are established, one or more potential employers are identified. A preliminary proposal for presentation to the employer is developed. The proposal is presented to an employer who agrees to negotiate an individualized job that meets the employment needs of the applicant and real business needs of the employer.

【改善後】

Once we establish your goals, we identify one or more potential employers. We prepare a preliminary proposal to present to an employer who agrees to negotiate a job that meets both his and your employment needs.

 

複雑な文をシンプルで分かりやすくするためには、ちょっとしたテクニックも必要になることがあります。

下の例では”if”の中身が長くなりすぎたため、”suppose”と”in this case”を使って、文を分割しています。

【改善前】

If you take less than your entitled share of production for any month, but you pay royalties on the full volume of your entitled share in accordance with the provisions of this section, you will owe no additional royalty for that lease for prior periods when you later take more than your entitled share to balance your account. This also applies when the other participants pay you money to balance your account.

【改善後】

Suppose that one month you pay royalties on your full share of production but take less than your entitled share. In this case, you may balance your account in one of the following ways without having to pay more royalty. You may either:

  • Take more than your entitled share in the future; or
  • Accept payment from other participants

主語、動詞、目的語を近くに置く

英語の文の基本は主語、動詞、目的語です。

これらの間にさまざまな形容詞やフレーズや節を加えていくと、それだけ理解するのが難しくなります。

例えば以下の文。

If any member of the board retires, the company, at the discretion of the board, and after notice from the chairman of the board to all the members of the board at least 30 days before executing this option, may buy, and the retiring member must sell, the member’s interest in the company.

これは、突き詰めればこう言っているに過ぎません。

The company may buy a retiring member’s interest.

他の全ての要素はこの主たるアイディアを修飾しているにすぎません。

こういった修飾語句は、他の文に移動させるか、少なくとも同じ文の後ろの方に持ってくるべきです。

 

多くの規約は、”if-then”という形の条項をよく含みます。

これが複雑になるときには、if-thenの表にすると分かりやすくなります。

例えばこの条項。

We must receive your completed application form on or before the 15th day of the second month following the month you are reporting if you do not submit your application electronically or the 25th day of the second month following the month you are reporting if you submit your application electronically.

以下のように表にした方がはるかに分かりやすいですよね。

If you submit your form:We must receive it by:
By emailthe 25th of the second month following the month you are reporting
By mail or faxthe 15th of the second month following the month you are reporting

肯定文を使う

人間は、肯定文は理解しやすく、否定文は理解しづらくできています。

友達を空港まで迎えに行くとき、“If you fail to arrive by 5:00, I cannot pick you up”なんて言ったりしませんよね?

普通に肯定文を使って“You have to arrive by 5:00 if you want me to pick you up”って言うと思います。

 

二重否定は避けましょう。

文中に否定が2つあると、それらは打ち消しあって肯定になります。

これ、一見否定文なのに実は肯定文となっていて、読者の脳に大きな負担をかけます。

【駄目な例】

No approval of any noise compatibility program, or any portion of a program, may be implied in the absence of the agency’s express approval.

【良い例】

You must get the agency’s express approval for any noise compatibility program or any portion of a program.

 

以下のような表現は二重否定の疑いがあります。

駄目な例良い例
no fewer than …at least
has not yet attainedis under
may not … untilmay only … when
is not … unlessis … only if

 

普通の単語に見えても、実は否定的な意味を帯びた語は多くあります。

例えばunless、fail to、notwithstanding、except、other than、unlawful、disallowed、terminate、void、insufficientなどなど。

これらの語が “not”の後に出てきたら二重否定の疑い濃厚です。

肯定文への言い換えを検討しましょう。

【駄目な例】

An application for a grant does not become void unless the applicant’s failure to provide requested information is unreasonable under the circumstances.

【良い例】

An application for a grant remains active if the applicant provides the information we request within a reasonable time.

 

例外の例外を避けましょう。

例外を含んだ例外というのは、ある種の二重否定です。

肯定文に書き直しましょう。

【駄目な例】

Applicants may be granted a permit to prospect for geothermal resources on any federal lands except lands in the National Park System, unless the applicant holds valid existing rights to the geothermal resources on the National Park System lands listed in the application.

【良い例】

You may be granted a permit to prospect for geothermal resources on any federal lands. This includes lands in the National Park System only if you hold valid existing rights to the park lands listed in your application.

パラグラフを短くする

1つのパラグラフは短くし、各パラグラフではトピックを1つだけ扱うようにします。

長いパラグラフは読む気なくします。

専門家は、1つのパラグラフは150語以内で3〜8文におさえるべしと言っています。

250語を超えるパラグラフはマジありえません。

 

パラグラフの長さを揃える必要なんてありません。

長短あった方が退屈せずにすみます。

なんなら1文だけのパラグラフがあっても、たまにならかまいません。

 

パラグラフを細かく分けるのに加えて、各パラグラフに見出しをつけるのもいいですね。

【修正前(長くてきつきつ)】

Flu Medication

A specific vaccine for humans that is effective in preventing avian influenza is not yet readily available. Based upon limited data, the CDC has suggested that the anti-viral medication Oseltamivir (brand name-Tamiflu) may be effective in treating avian influenza. Using this input, the Department of State has decided to pre-position the drug Tamiflu at its Embassies and Consulates worldwide, for eligible U.S. Government employees and their families serving abroad who become ill with avian influenza. We emphasize that this medication cannot be made available to private U.S. citizens abroad. Because of this, and because Tamiflu may not be readily available overseas, the State Department encourages American citizens traveling or living abroad to consult with their private physician about whether to obtain Tamiflu prior to travel, for use in the event treatment becomes necessary, or whether Tamiflu is readily available in the country where they reside. Americans should also be aware of the potential health risk posed by counterfeit drugs, including those represented as Tamiflu, by internet scam artists or in countries with lax regulations governing the production and distribution of pharmaceuticals. In addition, the Department of State has asked its embassies and consulates to consider preparedness measures that take into consideration the fact that travel into or out of a country may not be possible, safe or medically advisable. Guidance on how private citizens can prepare for a “stay in place” response, including stockpiling food, water, and medical supplies, is available on the CDC and pandemicflu.gov websites.

【修正後(複数のパラグラフに分割)】

Flu medication for government employees

A specific vaccine for humans effective in preventing avian influenza is not yet readily available. Based on limited data, the CDC suggested that the anti-viral medication Oseltamivir (brand name-Tamiflu) may be effective in treating avian influenza. Using this input, the Department of State decided to pre-position the drug Tamiflu at its Embassies and Consulates worldwide, for eligible U.S. Government employees and their families serving abroad who become ill with avian influenza.

Flu medication for private citizens

We emphasize that we can’t make this medication available to private U.S. citizens abroad. Because of this, and because Tamiflu may not be readily available overseas, the State Department encourages American citizens traveling or living abroad to consult with their private physician about whether to get Tamiflu before they travel, whether to use if treatment becomes necessary, or if Tamiflu is readily available in the country where they live.

Counterfeit drug warning

Americans should also be aware of the potential health risk posed by counterfeit drugs, including those represented as Tamiflu, by internet scam artists or in countries with lax regulations governing the production and distribution of pharmaceuticals.

Additional precautions

In addition, the Department of State has asked its embassies and consulates to consider preparedness measures that consider that travel into or out of a country may not be possible, safe or medically advisable. Guidance on how private citizens can prepare for a “stay in place” response, including stockpiling food, water, and medical supplies, is available on the CDC and pandemicflu.gov websites.

 

各パラグラフではトピックを1つだけ扱うようにしましょう。

それぞれのパラグラフは、そのパラグラフ内のポイントがぱっと分かるトピックセンテンスで始めます。

【修正前】

Notice of a bid advertisement shall be published in at least one local newspaper and in one trade publication at least 30 days in advance of sale. If applicable, the notice must identify the reservation within which the tracts to be leased are found. Specific descriptions of the tracts shall be available at the office of the superintendent. The complete text of the advertisement shall be mailed to each person listed on the appropriate agency mailing list.

【修正後】

  1. Thirty days before the sale, we will publish a notice advertising bids. The notice will be in at least one local newspaper and in one trade publication. It will identify any reservation where the tracts to be leased are located.
  2. We will share information about this process in two other ways. We will mail the advertisement to each person on the appropriate agency mailing list. We will also provide specific descriptions of the tracts at the superintendent’s office.

セクションを短くする

パラグラフ同様、各セクションもできるだけ短くしましょう。

長くて文字の詰まったセクションは見ただけで読む気失せます。

セクションを短くすると、考えをより効果的に構成できます。

つづく

つづきはこちら!

ライティング

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2. メールを高速で処理する技術
3. 会議で取り残されない技術
4. 言いたいことを文書できちんと伝える技術
5. 言いたいことを口頭できちんと伝える技術
6. まとめ:もう始めてしまいましょう
 
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