アメリカ政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方(4/4)

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米国政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方

前回の投稿はこちら

読みやすいように体裁を整える

Format

ドキュメントを書く目的は読者に情報を伝えることです。

ゴミゴミとしていたり散らかったドキュメントは読む気が失せ、「後で読む」フォルダに放り込まれてしまうのが関の山です。

 

情報を読みやすく整理しましょう。

これまでにも述べて来ましたが、再度まとめておきます:

  • ぱっと見て内容を把握できるような分かりやすい見出しを使いましょう
  • 箇条書きを使いましょう。ただし階層を深くしすぎないこと
  • 複雑な内容は表にしましょう
  • 1つ1つの文とセクションを短くして、情報を分割して伝えましょう

 

シンプルな体裁を使いましょう。

フォント

  • 本文にはセリフ体(Times Romanなど)を使いましょう
  • 文中で複数のフォントを混ぜないように
  • 見出しにはサンセリフ体(Arialなど)を使いましょう

見出し

  • 全部大文字にするのはやめましょう
  • 太字にしましょう
  • 見出しの前はトリプルスペース、後はダブルスペースにしましょう(例:見出しの前は19.2ポイント、後は8.4ポイント)

箇条書き

  • ごく一般的な点を使いましょう
  • 2つ以上の点を使わないように
  • 順序があるときのみ数字を使いましょう

強調

  • 大事な部分を強調するためには、アンダーラインではなく太字を使いましょう
  • 引用などの補足的な情報にはイタリック体を使いましょう

複雑な内容は表で表す

前にも少し触れましたが、複雑な内容は箇条書きや表を使うと分かりやすく表現できます。

表を使うと、ごみごみした文章の中に隠れてしまいがちなものごとの関係を把握しやすくなります。

また、読者は自分に関係のある箇所だけを選んで読みやすくなります。

 

最も使いやすい表は”if-then”型の表でしょう。

これは、情報を「状況(if)」と「結論(then)」で表現するものです。

例えば下の例を見ると、if-then型の表にした方が、文字だけよりもはるかに見やすく分かりやすいことが分かるでしょう。

【文字のみ】

  1. Pursuant to the provisions of 25 U.S.C. 413 and 25 U.S.C. 3105, a forest management deduction shall be withheld from the gross proceeds of sales of Indian forest land as described in this section.
  2. Gross proceeds shall mean the value in money or money’s worth of consideration furnished by the purchaser of forest products purchased under a contract, permit, or other document for the sale of forest products.
  3. Forest management deductions shall not be withheld where the total consideration furnished under a document for the sale of forest products is less than $5,001.
  4. Except as provided in § 163.25(e) of this part, the amount of the forest deduction shall not exceed the lesser amount of ten percent (10%) of the gross proceeds or, the actual percentage in effect on November 28, 1990.
  5. The Secretary may increase the forest management deduction percentage for Indian forest land upon receipt of a written request from a tribe supported by a written resolution executed by the authorized tribal representatives. At the request of the authorized tribal representatives and at the discretion of the Secretary the forest management deduction percentage may be decreased to not less than one percent (1%) or the requirement for collection may be waived.

【If-then表】

We will withhold a forest management deduction if the contract for the sale of forest products has a value of over $5,000. The deduction will be a percentage of the price we get from the buyer. The following table shows how we determine the amount of the deduction.

If:and:then the percentage of the deduction is:
a tribe requests an increase in the deduction through a tribal resolutionthey send us a written requestthe percentage requested by the tribe
an authorized tribal representative requests a decrease in the deductionwe approve the decreasethe percentage requested, with a one percent minimum
an authorized tribal representative requests a waiver of the deductionwe approve the waiverwaived
none of the above conditions applythe percentage in effect on November 28, 1990, or 10 percent, whichever is less.

相互参照は最低限におさえる

相互参照(セクション3.2参照、など)があると、読者はページ間を行ったり来たりしなければならず、非常にうっとうしいです。

ほとんどの読者は相互参照を飛ばして読んでしまうでしょう。

相互参照を全く使っていけないわけではありませんが、その利用は必要最低限におさえるべきです。

 

相互参照を使わないようにする方法はいくつかあります。

一番いいのは、他のページを参照しなくてもいいような構成にすることです。

相互参照しなくてはいけないのは、ドキュメントの構成がイケてないからという場合が多いです。

 

とは言え、複雑なドキュメントの場合であれば、相互参照を全て排除することは難しいでしょう。

もし参照先が比較的短いのであれば、相互参照の代わりにそれを再掲してしまうのは1つの手です。

また、注意深く確認することで、そもそも相互参照が必要なかった、という箇所が見つかることもよくあります。

 

以下の例では、1つ目の参照は非常に短いものなのでその場で再掲した方がいいです。

2つ目は長いリストへの参照なので、そのまま残してもOK.

3つ目はそもそも不要なパターンですね。キャンパーは緊急対策計画があるかどうかは知る必要がありますが、その詳細まで知る必要はありません。

【駄目な例】

If you hold one of the vehicle entry passes listed in Section 18 for entry into a national park, you may camp in that park. But you may not sleep in a tent if the park has declared one of the animal danger levels described in paragraphs (c) through (h) of Section 51, and the campsite is not covered by an animal emergency plan as described in Section 52.

【良い例】

If you hold a daily, weekly, or annual vehicle entry pass for a national park, you may camp in that park. But you may not sleep in a tent if the park has declared one of the animal danger levels described in paragraphs (c) through (h) of Section 51, and the campsite is not covered by an animal emergency plan.

 

どうしても相互参照が必要な場合は、節の終わりの方に持ってくると良いです。

読者は参照先に飛んで気が散る前に、まず本文を読んで内容を理解することができます。

 

下記に挙げた状況だけは絶対に避けましょう。

1つのセクション内に複数の参照

1つのセクションに複数の参照があると、読者は混乱してしまい、情報を適切に伝えることができません。

ドキュメントを再構成して参照を無くし、最低限1セクションに1つ以内にしましょう。

 

読者が必要な情報を見落とさないようにするためだけの不必要な参照

参照を使うのではなく、目次や見出しを使って読者が自分に必要な情報を探し出せるような構成にしましょう。

 

などなど

“As a permittee, you must comply with sections 542.6 and 543.10, and all other applicable laws and regulations.”みたいなこと言われても、全ての該当する法律なんて分かりませんよね。

これはただの筆者の怠慢です。

 

終わりのない旅

参照先のページに行ったらまた参照があり、そこに行ったらまた参照があり・・・と、いつまでも参照が続く書き方です。

読者がついてこられるわけありませんね。

 

Webの標準に従う

Web

インターネット上で効果的に情報を伝えるためには、Webのお作法に従ってドキュメントを書き直す必要があります。

 

読者はページを流し読みするだけだと想定しましょう。

読者はだいたい5秒程度でサイトが有意義かどうかを判断すると言われています。

彼らはよく、ページの左端、見出しと、文の最初の数語だけを流し読みするFの字読みという見方でページをチェックします。

 

Webのために書きましょう。

もし紙のドキュメントをそのままWebにコピーすれば良いだけだと思っていたら、それは間違いです。

情報自体は有益でも、それはWebでは読んでもらえません。

読者はWebページを流し読みして、その18%しか読まないということを忘れないように。

 

良いWebのコンテンツは以下のようなものです:

  • 逆ピラミッド構造: 最も重要な情報を先頭に持ってきて、背景情報などは最後に持ってくるようにします。
  • 細切れのコンテンツ: 全ての情報を1つのパラグラフに詰め込んではいけません。トピックを分けて、適切な見出しをつけましょう。
  • 必要な情報のみ: 読者にとって一番重要な情報のみ載せて、不要な情報は省略しましょう。

 

覚えておきましょう。読者が以下のことを達成できなければ、それはクリアなドキュメントではありません:

  • 必要なものを見つける
  • 見つけたものを理解する
  • ニーズを満たすために見つけた情報を使用する

リンクを効果的に使う

リンクを置く際には以下のことに気をつけましょう:

  • リンク名はリンク先のページ名と同じにする
  • ドキュメントやプログラムのフルネームをリンク名にしない
  • できる限り明確にする。短すぎるよりは長過ぎるほうが良い
  • 意味のあるリンク名にする。”click here”とか”read more”とかにしない
  • リンクを説明する必要があるときには短い補足説明をつける

紙の文書をそのままWebページにしないようにする

紙の文書をそのままWebにコピペしても誰も読んでくれません。

Webの読者というものはよりアクションに直結するコンテンツを求めています。

読者の役に立つ重要な情報だけを抜き出して、以下の点に気をつけつつWebページに最構成する必要があります。

  • 一番重要で明確なメッセージをページのトップに持ってくる
  • 情報を複数のセクションに(論理的に)分割する
  • 見出しを活用する
  • 重要な情報は箇条書きでハイライトする
  • 複雑な内容は見た目に分かりやすい表にまとめる

併せて読みたい

Read

分かりやすいドキュメント作成以前に、きちんと英語らしい英語を書けるようになりたい!という方はこちらの記事も併せて読んでみてください。

 

また、仕事で英語を使う上でのもう少し具体的なノウハウについて、こちらのnoteで書いています。

こちらもぜひ読んでみてください。

ライティング

noteも書いてます
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6. ビザ取得戦略
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【目次】
1. 資料を高速で読む技術
2. メールを高速で処理する技術
3. 会議で取り残されない技術
4. 言いたいことを文書できちんと伝える技術
5. 言いたいことを口頭できちんと伝える技術
6. まとめ:もう始めてしまいましょう
 
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