アメリカ政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方(1/4)

その英文米国政府ならこう書くね1_4 ライティング
イヌくん
イヌくん

えーん、えーん!

お兄さん
お兄さん

おやおや、イヌくん。そんなに泣いてどうしたんだい?

イヌくん
イヌくん

たまに英語で資料を作るんだけど、読んだ人に全然分かってもらえないんだ〜!

お兄さん
お兄さん

分かりやすいドキュメントを書くのって難しいよね。

お兄さん
お兄さん

じゃあそんなイヌくんのために、アメリカ政府が出している分かりやすい英語ドキュメントのガイドラインを紹介するね。

イヌくん
イヌくん

わーい!お兄さん大好き!

米国政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方

せっかく頑張って英語でドキュメントを作っても、読み手に内容がきちんと伝わらない。そんな経験はありませんか?

実は、そんな苦労をしているのは日本人だけではないんです。

英語がネイティブのアメリカ人でさえ、分かりやすいドキュメントを書くのには日々苦労しています。

 

アメリカの中でも、分かりやすいドキュメントを書くことを最も心がけなければならない組織って、どこか分かりますか?

アメリカ政府です。

政府は、日々さまざまな規則や法令、手順を作り、ドキュメントを通して各自治体や国民にその内容を伝えなければなりません。

そこで作られるドキュメントが分かりづらければ、大きな混乱を招いてしまいますよね。

 

各省庁がきちんと分かりやすいドキュメントを作成できるよう、『Federal Plain Language Guidelines』というガイドラインをアメリカ政府が作成しています。

このガイドライン、政府に限らず英語でドキュメントを作成する全ての人にとって非常に参考になる内容になっているので、是非みなさんに読んでいただきたいです。

なのですが、全編(もちろん)英語で100ページ強あるので、普段英語を読み慣れていない方にはちょっとハードルが高いかもしれません。

 

というわけで、この記事ではこちらのガイドラインから、特に一般的なドキュメントの作成に参考になりそうな部分に絞って、僕なりに要約して(もちろん日本語で!)お届けします。

明日からの英語ドキュメント作成の参考にしていただけると嬉しいです。

※例文は全て上記サイトから引用しています。

あなたの読者のために書く

Writing

「誰にでも分かりやすく書く」というのは、幻想に過ぎません。

分かりやすいドキュメントを書くために最も大事なことは、「あなたの読者のために書く」ということです。

あなたが想定している読者にとって分かりやすい言葉で、彼らの現在の知識を考慮して書きましょう。

 

彼らが知りたいと思っていることを書きましょう。

人は自分に関係無いことには興味がありません。

読者の注意を引き続けるためには、彼らがどんな人で、何を知りたがっているのかを把握することです。

また、冒頭で読者がなぜそのドキュメントを読むべきなのかを示してあげましょう。

例:“If you want a research grant, here’s what you have to do.”(研究助成金が欲しければ、本資料の手順に従ってください。)

 

読者に情報の道案内をしてあげましょう。

読者の現在の理解度を考慮し、彼らが知るべき情報の道案内をしてあげましょう。

そのためには以下のような質問に答えるのが効果的です:

  • 対象読者は誰か?
  • この件について、彼らはどの程度理解しているか?
  • 彼らは何を知る必要があるか?
  • 彼らはどんな疑問を持つだろうか?

特定の読者に向けて書く

何千何万もの読者を想定したドキュメントであっても、実際に文章を書くときには、現在その文章を読んでいる一人の読者に対して語りかけているつもりで書きましょう。

 

読者に語りかけているつもりで代名詞を使いましょう。

代名詞”you”を使うことで、読者はその文章を自分に対して語りかけられている「自分ごと」であると認識します。

【駄目な例】

Copies of tax returns must be provided.

【良い例】

You must provide copies of your tax returns.

また、このように書くことで、あなたは読者に何をして欲しいのか、より具体的に考えられるようになります。

 

代名詞が何を指すのか明らかにしておきましょう。

誤解を避けるために、代名詞”you”が具体的に誰を指しているのか、ドキュメント中で定義しておきましょう。

以下のような方法が考えられます:

  • ドキュメントの冒頭で対象読者を述べる。例:“This regulation tells you, the loan applicant, how to secure a loan.”
  • 「定義」のセクションを設けてそこでYouとは誰かを明示する。例:“‘You’ means a loan applicant.”
  • ドキュメントの中で読者ごとにセクションを分けているときには、各セクションで対象読者を示す。例:“How do different types of borrowers apply for a loan? If you are a small business, you must submit… If you are an individual, you must submit…”

 

必要に応じて”you”以外の代名詞(”I”、”me”、”we”、”us”など)を使い分けましょう。

Q&A形式でドキュメントを書いているときには、質問者である読者を示すためには”I”を使い、回答者であるドキュメントの発行組織には”we”を使います。

 

代名詞”he”や”she”は避けましょう。

“you”を使っていれば、わざわざ”he or she”などと言ったりしなくて良いので簡単ですね。

また、代名詞を使うときにはそれが指す名詞が明確に特定できるようにしましょう。

複数の名詞を指す可能性があるときには、無理に代名詞を使わず、その名詞を繰り返しましょう。

【駄目な例】

After the Administrator appoints an Assistant Administrator, he or she must…

【良い例】

After the Administrator appoints an Assistant Administrator, the Assistant Administrator must…

 

単数形の名詞・動詞を使いましょう。

複数形を使うと、ある条件が個人に対して適用されるのかいくつかのグループに対して適用されるのか紛らわしくなることがあります。

例えば以下の例では、読者は申請書を複数のオフィスに提出しなければならないと考えるかもしれません。

【駄目な例】

Individuals and organizations wishing to apply must file applications with the appropriate offices in a timely manner.

【良い例】

You must apply at least 30 days before you need the certification.

読者層ごとにパートを分ける

読者はそれぞれ異なるニーズを持っています。

複数の異なる読者層に対して1つの文章で対応しようとすると、彼らは必要な情報を見つけることができず、誰もハッピーになりません。

面倒と感じるかも知れませんが、対象とする読者層ごとにパートを分けてしまった方がいいです。

例えばこちらの文書は、対象グループごとにサブパートを設けています。

情報を整理する

Organize

分かりやすいドキュメントを作成するためには、構成が非常に重要です。

最初に目的と結論を述べ、論理的に文章を構成していきます。

重要な情報は前の方に、補足的な情報は後の方に持ってくるのが基本です。

理解しやすい構成にする

読者は何らかの疑問に対する答えを求めてドキュメントを読みます。

「これはどうやるのかな?」とか、「これしなかったらどうなっちゃうのかな?」とか。

読者がどんな疑問を持ちそうかを想定して、それに対する答えを論理的な順番で書いていきましょう。

複雑なドキュメントには目次をつけると、読者が全体像を把握しやすくなります。

 

何かの手順を示すには時系列に並べましょう。

例えば以下のような形です。

  1. You fill out an application to get a benefit.
  2. You submit the application.
  3. The agency reviews the application.
  4. The agency makes a decision on the application.

 

最も一般的な情報を先に持ってきて、例外や条件、特殊な情報は後に持ってきましょう。

これにより、大多数の読者に必要となる情報が先に来ることになります。

 

ドキュメントの階層は多くても3〜4層に抑えましょう。

階層が多くなりすぎると、読者が迷子になってしまいます。

初めにドキュメントの構成を検討する段階で、階層が深くなりすぎないように留意しましょう。

最上位の階層で多くのパートに区切るようにすると、階層が深くなることを防げます。

分かりやすい見出しをつける

よく整理された構成のドキュメントであっても、ぱっと見でその構成が把握できないと、理解するのが難しくなります。

読者にドキュメントの構成をひと目で示すために、分かりやすい見出しを多用しましょう。

 

適切な見出しの種類を選びましょう。

見出しには以下の3種類があります:

  • 質問形式の見出し
  • ステートメント形式の見出し
  • トピック形式の見出し

 

質問形式の見出し(例:Why do we use headings?)

読者の質問が想定できるときには質問形式の見出しが有効です。

これにより、読者が必要な情報を見つけやすくなります。

 

ステートメント形式の見出し(例:Add useful headings)

質問形式の見出しがドキュメントに合わないとき、次に有効なのはステートメント形式の見出しです。

本文の内容を非常に明確に示すことができます。

 

トピック形式の見出し(例:Headings)

トピック形式の見出しは最もフォーマルな見出しですが、何を示しているのか不明確で、あまり役に立ちません。

できる限り質問形式かステートメント形式の見出しを使うようにしましょう。

 

見出しはドキュメントの細部の構成を検討するためにも役立ちます。

本文を書き始める前に見出しを検討することで、読者に伝えるべき情報を整理・グループ化できます。

例えば以下の例は、大見出しがドキュメント全体の構成を示し、小見出しが大見出しの中の構成を示しています。

Qualifications of permittees and lessees

  • Who may hold leases and permits?
  • Can foreign citizens hold permits or leases?
  • How do I file evidence of my qualifications?
  • Can I amend my qualifications statement?

Bonding requirements

  • Must I file a bond with my permit or lease?
  • Where do I file my bond?
  • What types of bonds are acceptable?
  • How does BLM establish bond amounts?
  • When does BLM terminate my liability under a bond?

 

見出しは簡潔かつ具体的につけましょう。

本文よりも長いような見出しはいただけないですよね。

【駄目な例】

Do I have to file a newspaper notice of my activities before I begin operations?
Yes.

【良い例】

Do I need to publish a public notice?
You must publish a notice of your operations in a local newspaper before you begin.

 

簡潔さよりは明確さを重視しましょう。

簡潔だけど曖昧なトピック形式の見出しより、明確なステートメント形式の見出しを使いましょう。

【駄目な例】

§ 254.11 Indian Rights

【良い例】

§254.11 How do the procedures in this part affect Indian rights?

トピックセンテンスを前に持ってくる

パラグラフの冒頭に、そのパラグラフの結論を示すトピックセンテンスを持ってきましょう。

思考の過程をそのまま文章に落とすと、結論を最後に持ってきてしまいがちですが、読者にあなたの考えた道筋をそのまま辿らせてはいけません。

詳細に入る前に結論を示して、読者がそのパラグラフを読むべきかどうか判断できるようにしてあげます。

トピックセンテンスだけを流し読みするだけでその文章全体の概要をつかめるのが、良いトピックセンテンスです。

例外や条件は後回しにする

中心となるアイディアを最初に持ってきて、例外事項は後回しにするようにしましょう。

以下の例のように、おおもとのルールを説明する前にいきなり例外事項から入ると、理解が非常に難しくなります。

【駄目な例】

Except as described in paragraph (b), the Division Manager will not begin the statutory 180-day review period for the program until after the preliminary review determines that your submission is administratively complete.

【良い例】

The Division Manager will not begin the statutory 180-day review period for the program until the preliminary review determines that your submission is administratively complete. However, see paragraph (b) for an exception.

 

条件を示すときには、基本的には”if”を使います。

“if”を他で使いたかったり、その条件が頻繁に起きるものであれば、”when”を使います。

 

例外や条件が数単語で済んで、かつそれを初めに持ってきた方が分かりやすくなるのであれば、例外や条件であっても冒頭に持ってきてOKです。

【駄目な例】

With your grant application you must submit a resume containing your undergraduate, graduate, and any other professional education, your work experience in the field of health care, and the name, and phone number of current and previous employers in the health care field, unless you have already submitted this information.

【良い例】

Unless you have already submitted an up-to-date resume, you must submit a resume containing your undergraduate, graduate, and any other professional education, your work experience in the field of health care, and the name, address and phone number of current and previous employers in the health care field.

 

条件が複数あるときは、”if”のあとをリストにするか、”in the following circumstances”のようなフレーズを使いましょう。

【駄目な例】

If you, or an interested party, requests that the hearing be held at the educational institution where you plan to instruct program participants, and the hearing room is both handicapped-accessible and large enough for at least 100 people, we may, at our discretion, hold the hearing at that location, after adequate public notice.

【良い例】

We may hold a hearing at the educational institution where you plan to instruct program participants if:

1. You, or an interested party, request the location;

2. The hearing room is large enough for at least 100 people and handicapped-accessible; and

3. We can give adequate public notice.

 

上のようにリストを使うとき、あとで各項目について触れたいときには番号を振ります。

そうでなければ中点(・)を使います。

 

条件を示すときには”if”を使って明示的に行いましょう。

【駄目な例】

A party must make advance arrangements with the hearing officer for the transportation and receipt of exhibits of unusual bulk.

【良い例】

If your exhibits are unusually bulky, you must make advance arrangements for transporting them with the hearing.

 

例外を使うのはできるだけ避けましょう。

例外を示す代わりに、ルールやカテゴリーを直接述べましょう。

【駄目な例】

All persons except those 18 years or older must…

【良い例】

Each person under 18 years of age must…

 

ただし、例外を使わないとめちゃくちゃ面倒になるときには例外も使ってOKです。

【駄目な例】

Alabama, Alaska, …, and Wyoming (a list of 47 states) must

【良い例】

Each state except Texas, New Mexico, and Arizona must…

転換語を使う

トピックセンテンスを読めばパラグラフ間の関係が分かるかも知れませんが、”and”や”but”、”for example”などの転換語を使うことで、その関係をより明確に示すことができます。

 

適切な転換語を選びましょう。

  • ポイントを追加するとき:also, and, in addition, besides, what is more, similarly, further
  • 例を示すとき:for instance, for example, for one thing, for another thing
  • 繰り返すとき:in other words, that is, in short, put differently, again
  • 結論を導くとき:so, as a result, thus, therefore, accordingly, then
  • 比較対照するとき:but, however, on the other hand, still, nevertheless, conversely
  • 要約するとき:to summarize, to sum up, to conclude, in conclusion, in short
  • 列挙するとき:first, second, third, fourth, then, next, finally

箇条書きを使う

箇条書きは以下の点で便利です:

  • 重要性を強調できる
  • ものごとの順序を分かりやすく示せる
  • さっと読んで情報を探しやすい
  • あるプロセスの全てのステップをもれなく洗い出せる
  • 空白ができて読みやすい
  • 項目を列挙したり、条件や例外を示しやすい

【駄目な例】

Each completed well drilling application must contain a detailed statement including the following information: the depth of the well, the casing and cementing program, the circulation media (mud, air, foam, etc.), the expected depth and thickness of fresh water zones, and well site layout and design.

【良い例】

With your application for a drilling permit, provide the following information:

  • Depth of the well
  • Casing and cementing program
  • Circulation media (mud, air, form, etc)
  • Expected depth and thickness of fresh water zones
  • Well site layout and design

 

手順を時系列で示すときには番号を振りましょう。

例えば、

When a foreign student presents a completed Form I-20:

  1. Enter the student’s admission number from Form 94.
  2. Endorse all copies of the form.
  3. Return a copy to the student.
  4. Send a copy to the Immigration and Naturalization Service.

 

分かりやすさと読みやすさを重視しましょう。

なんでもかんでも箇条書きにすると、かえって分かりづらくなります。

また、箇条書きに使う点(・など)はあまり凝らないこと。

読者の気が散ります。

その他、以下のような点に気をつけましょう:

  • 箇条書きの前に導入文をつけて、箇条書きが何を示しているのか説明する
  • 文字を左寄せにする。間違っても中央寄せにしないこと
  • 階層を深くしすぎないこと。多くても2〜3階層まで

 

導入文をつけないとメッセージが間違って伝わる可能性があります。

【駄目な例】

Classroom supplies

  • A tablet
  • A pen or pencil
  • The paperwork you sent us when you first applied for class

【良い例】

Classroom supplies

When you come to class, you should bring the following:

  • A tablet
  • A pen or pencil
  • The paperwork you sent us when you first applied for class

 

箇条書きの項目が並列になるように注意しましょう。

英語の箇条書きでは、導入文だけでは不完全な文になっていて、箇条書きの各項目と組み合わせて1つの完全な文になるというスタイルがよく使われます。

このとき、箇条書きの項目が並列になっていないと、以下の駄目な例のように導入文+箇条書きの項目が文として成り立ちません。

最初の2項目が名詞なのに対して、最後の項目は動詞で、submitの目的語になりません。

【駄目な例】

You must submit:

  • Your application
  • Recommendation letter
  • Mail it express mail

会話調にする

Conversation

会話では、動詞が文の主要素になります。

ドキュメントを書くときにもこれを忘れないようにしましょう。

動詞を使うことで、誰が何をするのかが明確になります。

能動態を使う

能動態を使うと、誰が何をするのか、責任の所在が明確になります。

“It must be done”では、それは誰がしなければいけないのかが不明確ですよね。

受動態の代わりに能動態を使うように意識するだけで、ドキュメントの分かりやすさが大幅に改善されます。

駄目な例(受動態)良い例(能動態)
The lake was polluted by the company.The company polluted the lake.
New regulations were proposed.We proposed new regulations.
The following information must be included in the application for it to be considered complete.You must include the following information in your application.
Bonds will be withheld in cases of non-compliance with all permits and conditions.We will withhold your bond if you don’t comply with all permit terms and conditions.
The permit must be approved by the agency’s state office.Our state office must approve your permit.

現在形を使う

現在形を使うことで、文章をよりシンプルに、直接的に、力強くすることができます。

仮定法や未来形を使うと、読者が意図を理解しづらくなります。

【駄目な例】

These sections describe types of information that would satisfy the application requirements of Circular A-110 as it would apply to this grant program.

【良い例】

These sections tell you how to meet the requirements of Circular A-110 for this grant program.

 

もちろん、ときには現在形以外を使うことが必要になることもありますが、必要なときだけに限って使うようにしましょう。

例を使う

例を使うと読者が複雑なことがらを理解する助けになります。

会話では、何かについて説明を求められたら、具体的な例を挙げることが多いですよね?

ドキュメントでもそれをしましょうってことです。

説明している内容が複雑であればあるほど、具体例を挙げるようにしましょう。

必要条件を示すためには”must”を使う

読者に何かしなければいけないことを伝えるときには、”must”を使うのがベストです。

昔は”shall”なんかが使われていたみたいですが、今は”must”一択です。

スラッシュを使わないようにする

英語のドキュメントで”and/or”って書かれているの見たことあると思います。

こういうとき、ほとんどの場合著者は”and”か”or”のどちらかだけを意味してるんですが、どちらを使うべきなのか考えるのがめんどくさかったので、”and/or”って書いてるだけなんです。

これは文章を分かりづらく不明確にするだけなので、使うべきではありません。

もし本当に「XとYのどちらか、もしくは両方共」ということを言いたいのであれば(めったに無いとは思いますが)、”either X, or Y, or both”と書き下すべきです。

つづく

つづきはこちら!

ライティング

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【目次】
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2. レジュメの書き方
3. フォンスクリーニング対策
4. オンサイトインタビュー対策
5. 給与交渉の仕方
6. ビザ取得戦略
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【目次】
1. 資料を高速で読む技術
2. メールを高速で処理する技術
3. 会議で取り残されない技術
4. 言いたいことを文書できちんと伝える技術
5. 言いたいことを口頭できちんと伝える技術
6. まとめ:もう始めてしまいましょう
 
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