アメリカ政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方(2/4)

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米国政府が勧める分かりやすい英語ドキュメントの書き方

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使う言葉を慎重に選ぶ

Words

シンプルで直接的な、分かりやすい言葉を使うようにしましょう。

専門用語や技術的な言葉、略語等を使いすぎると読者は理解できません。

シンプルな言葉を使う

言葉を選ぶときには、できるだけよく使われる一般的な言葉を選びましょう。

以下の表を参考にしてください(太字は特に注意すべき言葉)。

駄目な例良い例
a and/or ba or b or both
accompanygo with
accomplishcarry out, do
accordedgiven
accordinglyso
accrueadd, gain
accuratecorrect, exact, right
additionaladded, more, other
addressdiscuss
addresseesyou
addressees are requested(omit), please
adjacent tonext to
advantageoushelpful
adversely impact onhurt, set back
adviserecommend, tell
afford an opportunityallow, let
aircraftplane
allocatedivide
anticipateexpect
a number ofsome
apparentclear, plain
appreciablemany
appropriate(omit), proper, right
approximateabout
arrive onboardarrive
as a means ofto
ascertainfind out, learn
as prescribed byin, under
assist, assistanceaid, help
attainmeet
attempttry
at the present timeat present, now
be advised(omit)
benefithelp
by means ofby, with
capabilityability
caveatwarning
close proximitynear
combat environmentcombat
combinedjoint
commencebegin, start
comply withfollow
componentpart
compriseform, include, make up
concerningabout, on
consequentlyso
consolidatecombine, join, merge
constitutesis, forms, makes up
containshas
convenemeet
currently(omit), now
deembelieve, consider, think
deletecut, drop
demonstrateprove, show
departleave
designateappoint, choose, name
desirewant, wish
determinedecide, figure, find
discloseshow
discontinuedrop, stop
disseminategive, issue, pass, send
due to the fact thatdue to, since
during the periodduring
effect modificationsmake changes
electchoose, pick
eliminatecut, drop, end
employuse
encountermeet
endeavortry
ensuremake sure
enumeratecount
equipmentsequipment
equitablefair
establishset up, prove, show
evidencedshowed
evidentclear
exhibitshow
expeditehasten, speed up
expeditiousfast, quick
expendspend
expertiseability
expirationend
facilitateease, help
failed todidn’t
feasiblecan be done, workable
femaleswomen
finalizecomplete, finish
for a period offor
for example,______etc.for example, such as
forfeitgive up, lose
forwardsend
frequentlyoften
functionact, role, work
furnishgive, send
has a requirement forneeds
hereinhere
heretoforeuntil now
herewithbelow, here
howeverbut
identicalsame
identifyfind, name, show
immediatelyat once
impactedaffected, changed
implementcarry out, start
in accordance withby, following, per, under
in additionalso, besides, too
in an effort toto
inasmuch assince
in a timely manneron time, promptly
inceptionstart
incumbent uponmust
indicateshow, write down
indicationsign
initialfirst
initiatestart
in lieu ofinstead
in order thatfor, so
in order toto
in regard toabout, concerning, on
in relation toabout, with, to
inter alia(omit)
interfacemeet, work with
interpose no objectiondon’t object
in the amount offor
in the event ofif
in the near futureshortly, soon
in the process of(omit)
in view ofsince
in view of the aboveso
is applicable toapplies to
is authorized tomay
is in consonance withagrees with, follows
is responsible for(omit) handles
it appearsseems
it is(omit)
it is essentialmust, need to
it is requestedplease, we request, I request
liaisondiscussion
limited numberlimits
magnitudesize
maintainkeep, support
maximumgreatest, largest, most
methodologymethod
minimizedecrease, method
minimumleast, smallest
modifychange
monitorcheck, watch
necessitatecause, need
notifylet know, tell
not later than 10 Mayby 10 May, before 11 May
not later than 1600by 1600
notwithstandinginspite of, still
numerousmany
objectiveaim, goal
obligatebind, compel
observesee
on a regular basis(omit)
operaterun, use, work
optimumbest, greatest, most
optionchoice, way
parameterslimits
participatetake part
performdo
permitlet
pertaining toabout, of, on
portionpart
possesshave, own
practicablepractical
precludeprevent
previousearlier
previouslybefore
prioritizerank
prior tobefore
proceeddo, go ahead, try
procure(omit)
proficiencyskill
promulgateissue, publish
providegive, offer, say
provided thatif
provides guidance forguides
purchasebuy
pursuant toby, following, per, under
reflectsay, show
regardingabout, of, on
relative toabout, on
relocatemove
remainstay
remainstay
remainderrest
remunerationpay, payment
rendergive, make
representsis
requestask
requiremust, need
requirementneed
residelive
retainkeep
said, some, suchthe, this, that
selectionchoice
set forth inin
similar tolike
solicitask for, request
state-of-the-artlatest
subjectthe, this, your
submitgive, send
subsequentlater, next
subsequentlyafter, later, then
substantiallarge, much
successfully completecomplete, pass
sufficientenough
take action to(omit)
terminateend, stop
the month of(omit)
there are(omit)
thereforeso
thereinthere
there is(omit)
thereofits, their
the undersignedI
the use of(omit)
this activity, commandus, we
timelyprompt
time period(either one)
transmitsend
type(omit)
under the provisions ofunder
until such time asuntil
utilize, utilizationuse
validateconfirm
viablepractical, workable
viceinstead of, versus
warrantcall for, permit
whereasbecause, since
with reference toabout
with the exception ofexcept for
witnessedsaw
your officeyou
/ (slash)and, or

隠れ動詞を使わないようにする

隠れ動詞とは、名詞に変換された動詞のことで、多くの場合、他の(余分な)動詞を伴って初めて意味をなします。

これは文を分かりづらく、不必要に長くするだけなので、常に直接動詞を使うようにしましょう。

【駄目な例】

Please make an application for a personal loan.

【良い例】

Please apply for a personal loan.

 

隠れ動詞は-ing、-ment、-tion、-sion、-anceで終わることが多いので、自分が書いた文章の中にこういった語を見つけたら、通常の動詞で置き換えられないか検討してみましょう。

名詞の数珠つなぎを避ける

複数の名詞をつなげると、最後の名詞以外は形容詞として機能します。

例えば、”Underground mine worker safety protection procedures development”は最後のdevelopment以外は全て形容詞になります。

しかし多くの読者は、最初に名詞を見つけた時点ではそれを形容詞ではなく名詞として認識するため、このような名詞の数珠つなぎは非常に混乱します。

このような混乱を防ぐために、まずは重要でない言葉は取ってしまいましょう。

もしそれが難しければ、前置詞や冠詞を追加して、単語間の関係がよりクリアになるようにしましょう。

例えば上で挙げた例は、”Developing procedures to protect the safety of workers in underground mines”とすれば意味が分かりやすくなりますよね。

専門用語を使わないようにする

専門用語を使うとなんだか賢そうでかっこいいですが、読者に情報を伝えるという観点ではダメダメです。

必要な技術用語を全く使っていけないというわけではありませんが、できる限り分かりやすくする努力はしましょう。

略語は必要最小限にする

略語は適切に使えば長い言葉を省略できて読者に親切ですが、使いすぎてはいけません。

読者は略語に出会うたびに、前のページや定義欄でその略語の意味を確認しなければならなくなります。

 

略語の代わりにニックネームを使ってみましょう。

例えば、Engineering Safety Advisory Committeeについて書いているドキュメントであれば、ESACと略すよりも、”the committee”と言ったほうが分かりやすいでしょう。

 

もし略語を使う必要があれば、最初に定義しましょう。

ある略語がそのドキュメントの中で最初に出てくるときだけ、きちんと全ての単語を書き出して、カッコ内に略語を示します。

例えば、”The American Journal of Plain Language Studies (AJPLA).”みたいな感じです。

ただし、略語は1つのドキュメントの中で1つか2つぐらいの言葉に抑えて、他は全て略さずに書いたほうがいいです。

その1つか2つの言葉に比べれば、他の言葉の登場頻度なんてそれほど高くないでしょう。

 

もしみんなが知っている略語なら、説明無しでそのまま使いましょう。

例えばIBMとかBMWとかCIAのようにみんなが知っていると思われる略語であれば、いちいち最初に説明するのはかえって煩わしいです。

そもそもIBMの正式名称がInternational Business Machinesだなんて、誰も気にしないでしょう。

対象読者をきちんと想定し、彼らが絶対に知っていると思われる略語ならそのまま使うべきです。

言葉の一貫性を保つ

ある事柄を表すのにいろいろな表現を使うと、読者は混乱してしまいます。

例えばあるグループを表すのに”senior citizens”という言葉を使ったのなら、そのドキュメント中でそのグループを示すときには一貫して”senior citizens”を使うべきです。

そのときどきによって”the elderly”とか”the aged”などのように呼び方を変えてしまうと、読者はそれが同じものを指すのか違うものを指しているのか混乱してしまいます。

 

文学作品を書いているのならともかく、そのドキュメントの目的が情報を正確に伝えることであるならば、「同じ言葉ばかり使うと退屈で稚拙に見えるかも」なんていう配慮は百害あって一利なしです。

語順に注意する

何も考えずに単語を並べてしまうと意味が不明確になってしまうことが多々あります。

明確な文章を書くために、以下の点に留意しましょう:

  • 主語と目的語は、動詞の近くに置く
  • “only”や”always”などの条件語やその他の修飾語句は、対象となる単語の直前に置く。例えば”you are required to provide only the following”を”you are only required to provide the following”と書いてはいけない
  • 長い条件文は主節の後に置く。例えば”complete form 9-123 if you own more than 50 acres and cultivate grapes”を”if you own more than 50 acres and cultivate grapes, complete form 9-123″と書いてはいけない

【駄目な例】

Upon the request of an Indian tribe, the Secretary may provide that the purchaser of the forest products of such tribe, which are harvested under a timber sale contract, permit, or other harvest sale document, make advance deposits, or direct payments of the gross proceeds of such forest products, less any amounts segregated as forest management deductions pursuant to section 163.25, into accounts designated by such Indian tribe.

【良い例】

If a tribe (you) asks us, we will require purchasers of your forest products to deposit their payment into an account that you designate. You can instruct us to deposit advance payments as well as direct payments into the account. We will withhold from the deposit any forest management deductions under section 163.25.

つづく

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ライティング

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【目次】
1. アメリカ企業の採用プロセス
2. レジュメの書き方
3. フォンスクリーニング対策
4. オンサイトインタビュー対策
5. 給与交渉の仕方
6. ビザ取得戦略
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【目次】
1. 資料を高速で読む技術
2. メールを高速で処理する技術
3. 会議で取り残されない技術
4. 言いたいことを文書できちんと伝える技術
5. 言いたいことを口頭できちんと伝える技術
6. まとめ:もう始めてしまいましょう
 
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