こんにちは。ゆう（@honkiku1）です。
2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。
そんな経験を活かし、このブログではアメリカで就職するためのポイント、アメリカでの仕事や暮らし、英語の学習方法などについて日々紹介しています。
この記事は、米国政府発行の、分かりやすい英語ドキュメントを書くためのガイドライン、『Federal Plain Language Guidelines』を日本の一般読者向けに要約＆日本語訳したものです。
全4回中の2回目になります。
1回目の記事はこちら。
こんにちは。ゆう（@honkiku1）です。 2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。 そんな経[…]
使う言葉を慎重に選ぶ
シンプルで直接的な、分かりやすい言葉を使うようにしましょう。
専門用語や技術的な言葉、略語等を使いすぎると読者は理解できません。
シンプルな言葉を使う
言葉を選ぶときには、できるだけよく使われる一般的な言葉を選びましょう。
以下の表を参考にしてください（太字は特に注意すべき言葉）。
| 駄目な例 | 良い例 |
|---|---|
| a and/or b | a or b or both |
| accompany | go with |
| accomplish | carry out, do |
| accorded | given |
| accordingly | so |
| accrue | add, gain |
| accurate | correct, exact, right |
| additional | added, more, other |
| address | discuss |
| addressees | you |
| addressees are requested | (omit), please |
| adjacent to | next to |
| advantageous | helpful |
| adversely impact on | hurt, set back |
| advise | recommend, tell |
| afford an opportunity | allow, let |
| aircraft | plane |
| allocate | divide |
| anticipate | expect |
| a number of | some |
| apparent | clear, plain |
| appreciable | many |
| appropriate | (omit), proper, right |
| approximate | about |
| arrive onboard | arrive |
| as a means of | to |
| ascertain | find out, learn |
| as prescribed by | in, under |
| assist, assistance | aid, help |
| attain | meet |
| attempt | try |
| at the present time | at present, now |
| be advised | (omit) |
| benefit | help |
| by means of | by, with |
| capability | ability |
| caveat | warning |
| close proximity | near |
| combat environment | combat |
| combined | joint |
| commence | begin, start |
| comply with | follow |
| component | part |
| comprise | form, include, make up |
| concerning | about, on |
| consequently | so |
| consolidate | combine, join, merge |
| constitutes | is, forms, makes up |
| contains | has |
| convene | meet |
| currently | (omit), now |
| deem | believe, consider, think |
| delete | cut, drop |
| demonstrate | prove, show |
| depart | leave |
| designate | appoint, choose, name |
| desire | want, wish |
| determine | decide, figure, find |
| disclose | show |
| discontinue | drop, stop |
| disseminate | give, issue, pass, send |
| due to the fact that | due to, since |
| during the period | during |
| effect modifications | make changes |
| elect | choose, pick |
| eliminate | cut, drop, end |
| employ | use |
| encounter | meet |
| endeavor | try |
| ensure | make sure |
| enumerate | count |
| equipments | equipment |
| equitable | fair |
| establish | set up, prove, show |
| evidenced | showed |
| evident | clear |
| exhibit | show |
| expedite | hasten, speed up |
| expeditious | fast, quick |
| expend | spend |
| expertise | ability |
| expiration | end |
| facilitate | ease, help |
| failed to | didn’t |
| feasible | can be done, workable |
| females | women |
| finalize | complete, finish |
| for a period of | for |
| for example,______etc. | for example, such as |
| forfeit | give up, lose |
| forward | send |
| frequently | often |
| function | act, role, work |
| furnish | give, send |
| has a requirement for | needs |
| herein | here |
| heretofore | until now |
| herewith | below, here |
| however | but |
| identical | same |
| identify | find, name, show |
| immediately | at once |
| impacted | affected, changed |
| implement | carry out, start |
| in accordance with | by, following, per, under |
| in addition | also, besides, too |
| in an effort to | to |
| inasmuch as | since |
| in a timely manner | on time, promptly |
| inception | start |
| incumbent upon | must |
| indicate | show, write down |
| indication | sign |
| initial | first |
| initiate | start |
| in lieu of | instead |
| in order that | for, so |
| in order to | to |
| in regard to | about, concerning, on |
| in relation to | about, with, to |
| inter alia | (omit) |
| interface | meet, work with |
| interpose no objection | don’t object |
| in the amount of | for |
| in the event of | if |
| in the near future | shortly, soon |
| in the process of | (omit) |
| in view of | since |
| in view of the above | so |
| is applicable to | applies to |
| is authorized to | may |
| is in consonance with | agrees with, follows |
| is responsible for | (omit) handles |
| it appears | seems |
| it is | (omit) |
| it is essential | must, need to |
| it is requested | please, we request, I request |
| liaison | discussion |
| limited number | limits |
| magnitude | size |
| maintain | keep, support |
| maximum | greatest, largest, most |
| methodology | method |
| minimize | decrease, method |
| minimum | least, smallest |
| modify | change |
| monitor | check, watch |
| necessitate | cause, need |
| notify | let know, tell |
| not later than 10 May | by 10 May, before 11 May |
| not later than 1600 | by 1600 |
| notwithstanding | inspite of, still |
| numerous | many |
| objective | aim, goal |
| obligate | bind, compel |
| observe | see |
| on a regular basis | (omit) |
| operate | run, use, work |
| optimum | best, greatest, most |
| option | choice, way |
| parameters | limits |
| participate | take part |
| perform | do |
| permit | let |
| pertaining to | about, of, on |
| portion | part |
| possess | have, own |
| practicable | practical |
| preclude | prevent |
| previous | earlier |
| previously | before |
| prioritize | rank |
| prior to | before |
| proceed | do, go ahead, try |
| procure | (omit) |
| proficiency | skill |
| promulgate | issue, publish |
| provide | give, offer, say |
| provided that | if |
| provides guidance for | guides |
| purchase | buy |
| pursuant to | by, following, per, under |
| reflect | say, show |
| regarding | about, of, on |
| relative to | about, on |
| relocate | move |
| remain | stay |
| remain | stay |
| remainder | rest |
| remuneration | pay, payment |
| render | give, make |
| represents | is |
| request | ask |
| require | must, need |
| requirement | need |
| reside | live |
| retain | keep |
| said, some, such | the, this, that |
| selection | choice |
| set forth in | in |
| similar to | like |
| solicit | ask for, request |
| state-of-the-art | latest |
| subject | the, this, your |
| submit | give, send |
| subsequent | later, next |
| subsequently | after, later, then |
| substantial | large, much |
| successfully complete | complete, pass |
| sufficient | enough |
| take action to | (omit) |
| terminate | end, stop |
| the month of | (omit) |
| there are | (omit) |
| therefore | so |
| therein | there |
| there is | (omit) |
| thereof | its, their |
| the undersigned | I |
| the use of | (omit) |
| this activity, command | us, we |
| timely | prompt |
| time period | (either one) |
| transmit | send |
| type | (omit) |
| under the provisions of | under |
| until such time as | until |
| utilize, utilization | use |
| validate | confirm |
| viable | practical, workable |
| vice | instead of, versus |
| warrant | call for, permit |
| whereas | because, since |
| with reference to | about |
| with the exception of | except for |
| witnessed | saw |
| your office | you |
| / (slash) | and, or |
隠れ動詞を使わないようにする
隠れ動詞とは、名詞に変換された動詞のことで、多くの場合、他の（余分な）動詞を伴って初めて意味をなします。
これは文を分かりづらく、不必要に長くするだけなので、常に直接動詞を使うようにしましょう。
【駄目な例】
Please make an application for a personal loan.
【良い例】
Please apply for a personal loan.
隠れ動詞は-ing、-ment、-tion、-sion、-anceで終わることが多いので、自分が書いた文章の中にこういった語を見つけたら、通常の動詞で置き換えられないか検討してみましょう。
名詞の数珠つなぎを避ける
複数の名詞をつなげると、最後の名詞以外は形容詞として機能します。
例えば、”Underground mine worker safety protection procedures development”は最後のdevelopment以外は全て形容詞になります。
しかし多くの読者は、最初に名詞を見つけた時点ではそれを形容詞ではなく名詞として認識するため、このような名詞の数珠つなぎは非常に混乱します。
このような混乱を防ぐために、まずは重要でない言葉は取ってしまいましょう。
もしそれが難しければ、前置詞や冠詞を追加して、単語間の関係がよりクリアになるようにしましょう。
例えば上で挙げた例は、”Developing procedures to protect the safety of workers in underground mines”とすれば意味が分かりやすくなりますよね。
専門用語を使わないようにする
専門用語を使うとなんだか賢そうでかっこいいですが、読者に情報を伝えるという観点ではダメダメです。
必要な技術用語を全く使っていけないというわけではありませんが、できる限り分かりやすくする努力はしましょう。
略語は必要最小限にする
略語は適切に使えば長い言葉を省略できて読者に親切ですが、使いすぎてはいけません。
読者は略語に出会うたびに、前のページや定義欄でその略語の意味を確認しなければならなくなります。
略語の代わりにニックネームを使ってみましょう。
例えば、Engineering Safety Advisory Committeeについて書いているドキュメントであれば、ESACと略すよりも、”the committee”と言ったほうが分かりやすいでしょう。
もし略語を使う必要があれば、最初に定義しましょう。
ある略語がそのドキュメントの中で最初に出てくるときだけ、きちんと全ての単語を書き出して、カッコ内に略語を示します。
例えば、”The American Journal of Plain Language Studies (AJPLA).”みたいな感じです。
ただし、略語は1つのドキュメントの中で1つか2つぐらいの言葉に抑えて、他は全て略さずに書いたほうがいいです。
その1つか2つの言葉に比べれば、他の言葉の登場頻度なんてそれほど高くないでしょう。
もしみんなが知っている略語なら、説明無しでそのまま使いましょう。
例えばIBMとかBMWとかCIAのようにみんなが知っていると思われる略語であれば、いちいち最初に説明するのはかえって煩わしいです。
そもそもIBMの正式名称がInternational Business Machinesだなんて、誰も気にしないでしょう。
対象読者をきちんと想定し、彼らが絶対に知っていると思われる略語ならそのまま使うべきです。
言葉の一貫性を保つ
ある事柄を表すのにいろいろな表現を使うと、読者は混乱してしまいます。
例えばあるグループを表すのに”senior citizens”という言葉を使ったのなら、そのドキュメント中でそのグループを示すときには一貫して”senior citizens”を使うべきです。
そのときどきによって”the elderly”とか”the aged”などのように呼び方を変えてしまうと、読者はそれが同じものを指すのか違うものを指しているのか混乱してしまいます。
文学作品を書いているのならともかく、そのドキュメントの目的が情報を正確に伝えることであるならば、「同じ言葉ばかり使うと退屈で稚拙に見えるかも」なんていう配慮は百害あって一利なしです。
語順に注意する
何も考えずに単語を並べてしまうと意味が不明確になってしまうことが多々あります。
明確な文章を書くために、以下の点に留意しましょう：
- 主語と目的語は、動詞の近くに置く
- “only”や”always”などの条件語やその他の修飾語句は、対象となる単語の直前に置く。例えば”you are required to provide only the following”を”you are only required to provide the following”と書いてはいけない
- 長い条件文は主節の後に置く。例えば”complete form 9-123 if you own more than 50 acres and cultivate grapes”を”if you own more than 50 acres and cultivate grapes, complete form 9-123″と書いてはいけない
【駄目な例】
Upon the request of an Indian tribe, the Secretary may provide that the purchaser of the forest products of such tribe, which are harvested under a timber sale contract, permit, or other harvest sale document, make advance deposits, or direct payments of the gross proceeds of such forest products, less any amounts segregated as forest management deductions pursuant to section 163.25, into accounts designated by such Indian tribe.
【良い例】
If a tribe (you) asks us, we will require purchasers of your forest products to deposit their payment into an account that you designate. You can instruct us to deposit advance payments as well as direct payments into the account. We will withhold from the deposit any forest management deductions under section 163.25.
つづく
つづきはこちら！
こんにちは。ゆう（@honkiku1）です。 2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。 そんな経[…]
また、一般的なライティングの練習の仕方は下記記事を参照してください。
こんにちは。ゆう（@honkiku1）です。 2013年に駐在員としてサンフランシスコに赴任したものの赴任先の支社が倒産。半年間に渡る就職活動の末、現在はAmazonのシアトル本社でプロダクトマネージャーをしています。 そんな経[…]
